home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / archtec1 / arch-a41.exe / ARCHITEC.ACS / PHONEINS.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-09-26  |  9.5 KB  |  224 lines
  1.  
  2.  
  3.                     Automatic Telephone Dialing System:
  4.                                This program
  5.      has a built in intelligent Telephone\Speakerphone Dialing System,
  6.          that dials all of your phone calls for you and tells you
  7.           if they are local, local toll, long distance,
  8.               long distance toll, or international
  9.    and can output up to 20 follow on codes after dialing long distance.
  10.  
  11.     The program stores & dials up to one BILLION phone numbers for you, 
  12.                             and will dial from:
  13.         Dallas to New York,
  14.                              Sydney to Melbourne,
  15.                                                  or London to Leeds!
  16.  
  17.                                  Overview:
  18.  
  19. This  dialer is installed from Other Options Menu, Install menu, option  5. ì
  20. [The  Install menu is presented to you upon initial installation,  but  you ì
  21. can  return  to  it at any time.]   Once installed,  it  can  differentiate ì
  22. between local and long distance area codes, and can even dial a local  toll ì
  23. call  for  you.  It can dial through your PBX, if necessary, and  can  even ì
  24. connect  to a local access number for a long distance dialing service,  and ì
  25. then input up to 20 digits.
  26.  
  27. The  dialing  feature is available to you at these screens:   Client  file, ì
  28. G)et option;  Activity file, A)dd option; Activity file, G)et option.    On ì
  29. the bottom of these three screens you will observe either F8 to dial and F9 ì
  30. to hang up, should you elect to hang up prematurely.  Of the 3 entry points ì
  31. into the dialing system, the most typically used is the Activity file, A)dd ì
  32. option.
  33.  
  34. This  will install the program for automatic phone dialing through a  Hayes ì
  35. or Hayes-compatible modem.
  36.  
  37.                Install procedure for automatic phone dialing 
  38.  
  39.  
  40. In  2 of the following options you can enter characters mixed with numbers.  ì
  41. The  purpose of this is to tell the modem to pause  between  dialing.   The ì
  42. comma  does this.    The exact time of the pause you will have to determine ì
  43. through  trial  and  error,  but is generally 2  seconds  per  comma.   For ì
  44. example, 
  45.                                    9,,,
  46.  
  47. would  tell  the modem to dial '9',  then wait 6 seconds.   The only  other ì
  48. valid dialing characters are: 
  49.  
  50.                      1  2  3  4  5  6  7  8 9  0  *  #
  51.  
  52.  
  53.  
  54.                             Local Toll Numbers:
  55.                              [your area code]
  56. è
  57. The program will recognize local 'TOLL' calls if you enter the word  'TOLL' ì
  58. as  the first 4 letters in 'Referred by: ', in the Client File, Add or  Get ì
  59. option. With a toll call, the program will dial: PBX option + Toll Sequence ì
  60. + 7 digit phone number.
  61.  
  62.                         Long Distance Toll Numbers:
  63.                    [any one area code other than yours]
  64.  
  65. Long distance toll dialing sequence.  This must be an area code other  than ì
  66. yours.  The program creates this Long Distance TOLL number:
  67.  
  68.         PBX Prefix + Long Distance Toll Sequence + 7 digit number. 
  69.  
  70. Enter word 'LDTL' in 'REFERRED BY' field, Client file, for LD Toll.
  71.  
  72.                              Follow on codes:
  73.  
  74. You  can  enter any code or up to 20 codes that follow your  long  distance ì
  75. number,  if  you wish. Some long distance services, for example,  use  this ì
  76. feature as a way of entering accounting codes for users.   This option then ì
  77. requires  you enter F8 twice during dialing.  Observe the 'Push  F8  Again' ì
  78. message.
  79.  
  80.                             Note on PBX dialing:
  81.  
  82. You  can mix and match pulse with tone dialing.  Precede  your number  with ì
  83. 'T' for tone, followed by 'P' to restore pulse.  For example, 'T9,P'  would ì
  84. sent a '9' tone, followed by a pause [,], then restored to pulse  with 'P'.
  85.  
  86.  
  87.     ==Automatic dialing for countries outside of the U.S.A. and Canada:==
  88.  
  89.              Establishing a default 'area code/STD':
  90.  
  91. You can do this in one of two places in this program.   On the Installation ì
  92. menu is option 5):
  93.          Install Automatic Phone Dialing through modem.  
  94.  
  95. Once  selected,  this  option  gives you the ability to define  your  'area ì
  96. code/STD'.   You  can  also select this value from the Other  Option  Menu, ì
  97. option C): 
  98.                Customize this system to your needs
  99.  
  100. Once there, you can select option 2:
  101.             2) Default State, City, State, Area Code
  102.  
  103.  
  104. Once  you  define your 'area code/STD', the program will then  assign  that ì
  105. value to all new records in the Client file, followed by a '/'.  Let's  say ì
  106. that you assign an 'area code/STD' of '03'.  Every time you add a record to ì
  107. the Client file, you will see this as in the phone number field:
  108.                                Phone:   03/
  109.  
  110. For  all  those numbers that fall within this STD, enter the  local  number ìèafter the '03/', without any spaces.   For example:
  111.  
  112.                        Phone:  03/6465255
  113.  
  114. The  program will interpret this to mean that the 'area code/STD' is  '03', ì
  115. while  the local number is '6465255'.   You can have up to 5 characters  in ì
  116. the 'area code/STD', with any combination of leading zeros.   If your 'area ì
  117. code/STD'  has  one digit,  while an adjacent STD has 5,  the program  will ì
  118. figure  out which are local and which phone numbers are long  distance  and ì
  119. will then dial them accordingly.
  120.  
  121. For  the  dialing  system  to work properly, you  must  identify  an  'area ì
  122. code/STD'  for ALL numbers, including local ones.  Also, the  program  uses ì
  123. the  '/'  as a marker to distinguish between the 'area  code/STD'  and  the ì
  124. local  number.  Make sure that in your entry for phone number, you  exclude ì
  125. any spaces.
  126.  
  127.  
  128.                            ===== Australia: =====
  129.  
  130. Let≤á sa∙á tha⌠á yo⌡ arσ iε Melbourne¼á anΣ havσ customer≤á iεá Sydne∙á anΣ  ì
  131. Brisbane«  Thei≥ completσ number≤ are:
  132.  
  133.                     STD        Local Number
  134.  
  135.    Melbourne        03           6465255       [your number, let's say]
  136.  
  137.    Melbourne        03           6465252       [a branch office]
  138.  
  139.    Sydney           02           6532389       [a customer]
  140.  
  141.    Brisbane         07           3741311       [another customer]
  142.  
  143.  
  144. First,  you would enter '03' as your default 'area code/STD'.  Then, in the ì
  145. Client file, you would enter these numbers in the phone field:
  146.  
  147.  
  148.   First record      03/6465252       [a branch office]
  149.   second record     02/6532389       [a customer]
  150.   third record      07/3741311       [another customer]
  151.  
  152. Once you told the program to dial the number, the program would figure  out ì
  153. which are local, which are long distance, and would dial them accordingly.   
  154.  
  155.  
  156.                          ===== Great Britain: =====
  157.  
  158.  
  159. Within  its  STD's,  Great Britain also uses a  series  of  'local  codes'.  ì
  160. 'Local codes' are defined to exist within one 'Dialing directory'. 
  161.  
  162.  
  163.               Different STD's, same 'Dialing directory':
  164.  
  165. èIn some cases, two towns have different STDs but are so close that they can ì
  166. dial each other with a 'local code' instead of using an STD.  Observe,  for ì
  167. example, these two numbers:
  168.  
  169.  
  170.  
  171.                     STD        Local Number
  172.  
  173.    Bradford        0274          723101        [your number, let's say]
  174.  
  175.    Yeadon, Leeds   0532          501496        [a customer]
  176.  
  177.         
  178. Let's  say,  further,  that  Bradford  and Yeadon are 10  miles  apart  and ì
  179. Bradford can dial Yeadon by using a 'local code' of '92'.  In that case you ì
  180. can enter these numbers in either of two manners:
  181.  
  182. 1)   Define  your default 'area code/STD' as '0274' and then  identify  the ì
  183. Yeadon  customer with its unique STD in this manner:   0532/501496.    Once ì
  184. the program sees '0532/501496', the program will dial the STD of '0532' and ì
  185. then the local number of '501496'.  
  186.  
  187. 2)   Define your default 'area code/STD' as '0274' as above, but enter  the ì
  188. local  code  instead of the STD for your Yeadon customer.   Let's  say  you ì
  189. entered:  92/501496.   The program would then dial the local code of  '92', ì
  190. followed by the local number of '501496'.
  191.  
  192.  
  193.  
  194.                ===== Dialing Numbers Internationally: =====
  195.  
  196. Let's  say  that the number you are dialing does not fit into  any  of  the ì
  197. above  categories, as would be the case when dialing from country to  counì
  198. try.  If, for example, you are dialing from the United States to Australia, ì
  199. the U.S. access code is '011', followed by the country code of '61'.   Once ì
  200. dialed,  the city code is then entered, followed by the local number.   One ì
  201. example would be:
  202.  
  203.                             '011 61 3 5092911'
  204.  
  205. To  dial  these types of international numbers in the  program,  enter  the ì
  206. number into either COMMENT1 or COMMENT2 of the Client record, in this form:
  207.  
  208.                           INTL=011,61,3,5092911/
  209.  
  210. The  'INTL='  code tells the program to use this number  for  dialing,  not ì
  211. whatever  appears  in the telephone field.  Each comma tells the  modem  to ì
  212. pause for 2 seconds.  The slash '/' tells the program where the last  digit ì
  213. lies.  Without the slash, the 'INTL=' code will not work.
  214.  
  215. Observe that it does not matter where the 'INTL=' code is found in COMMENT1 ì
  216. or COMMENT2, and case is irrelevant.  'INTL=' is that same as 'Intl='.
  217.  
  218.  
  219. Once entered into the Client record, the entire code for your international ìènumber  is  carried over into each new activity record.   Once  inside  the ì
  220. activity  record,  the  program will sense that this  is  an  international ì
  221. number and dial it accordingly, when requested from the activity file.
  222.  
  223. If you establish a PBX number, then it  is dialed before the  international ì
  224. number.
  225.  
  226.